Datenschutz

Datenschutzerklärung

Vorblatt Verfahrensverzeichnis der Mainau GmbH

1. Vorblatt Verfahrensverzeichnis

         Mainau GmbH

         78465 Insel Mainau

         Geschäftsführerin: Bettina Gräfin Bernadotte af Wisborg

         Geschäftsführer: Björn Graf Bernadotte af Wisborg

         Leiter Datenverarbeitung:  E.G.S. GmbH, Hr. Geiger, Hr. Epple

2. Technisch und organisatorische Maßnahmen (TOM)

3. Verfahrensverzeichnis für Jedermann

 4. Anlagen mit Verfahren im Unternehmen

  • Zweckbestimmung Datenerhebung
  • Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien
  • Empfänger oder Kategorien, denen die Daten mitgeteilt werden können
  • Regelfristen für die Löschung von Daten
  • Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten = nein
  • Allgemeine Beschreibung der nach § 9 BDSG zur Einhaltung der Datensicherheit getroffenen, technischen und organisatorischen Maßnahmen
  • Liste der zugriffsberechtigten Personen

       Mögliche Verfahren (Anlagen):

  • Videoüberwachung
  • Zeiterfassung
  • Personaldatenverarbeitung
  • Lohnbuchhaltung
  • Finanzbuchhaltung
  • Telefonanlage
  • E-Mail
  • CRM
  • Internetseite
  • Kundendatenbank
  • Terminkalender
  • Fileserver / Server
  • ERP-System
  • Online-Banking
  • Kopierer / Mehrzweckfunktionsgeräte
Verfahrensverzeichnis für Jedermann

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle

Mainau  GmbH
78465 Insel Mainau

2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter

Inhaber: Lennart-Bernadotte Stiftung

Geschäftsführerin: Bettina Gräfin Bernadotte af Wisborg                                                     
Geschäftsführer: Björn Graf Bernadotte af Wisborg

3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle

Extern vergeben an Firma E.G.S. GmbH    Herrn Geiger / Herrn Epple

Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter:   Lars Horlacher              
Stellvertreterin:   Karin Harder

4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Vertrieb, Verkauf sowie Vermittlung von Produkten und Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte.
Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Personal-, Vermittler-, Lieferanten- und Dienstleisterverwaltung.

Eine Videoüberwachung erfolgt zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch oder sonstigen Straftaten.

Durchführung der Speicherung und Datenverarbeitung von personenbezogenen Daten für eigene Zwecke.

5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien

Es werden nachfolgende Daten/Datenkategorien verarbeitet:

  • Daten von Kunden (Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen)
  • Daten von Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten)
  • Daten von Bewerbern (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Vorstrafen)
  • Daten von Beschäftigten, früheren Mitarbeitern und Unterhaltsberechtigten
  • Daten von sonstigen Dritten (z.B. durch Videoaufzeichnungen)

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Eine Übermittlung von Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Erbringung vertraglicher Pflichten gegenüber den Kunden oder Beschäftigten erforderlich ist. Ferner muss ggf. eine Übermittlung von Daten an Dritte erfolgen, wenn es eine gesetzliche Pflicht zur Datenübermittlung gibt.

7. Datenübermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung von Daten in Drittstaaten findet grundsätzlich nicht statt.

8. Regelfristen für die Löschung der Daten

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die von der verantwortlichen Stelle einzuhalten sind. Hierzu gehören z.B. die Aufbewahrungspflichten aus der Abgabenordnung (AO). Darüber hinaus gibt es weitere gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. aus dem HGB), die einzuhalten sind. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 4. genannten Zwecke wegfallen.

Stand: 26.01.2018

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